答えのない会議
実はトークテーマは基本的に決めていません。仕事での会議は、きっちりアウトプットを出すことが重要になってきますが、ここでは仕事を忘れて気軽に話せるようにとアウトプットを求めない会としています。
アウトプットがないことで、プレッシャーがない雰囲気が生まれ、気軽に話せるような空気を演出するように心がけています。
これに関しては単に飲み会の開始にそれを伝えるだけではなく、事前に参加者に理解してもらうような取り組みも始めており、なるべくそこを許容可能なメンバーを集めるようにしています。
ドタキャンＯＫ
飲み会を開催するのは基本的に平日の夜としています。しかし、仕事を抱えている人達は予定が不定期で、そう簡単に参加を決定できるものではありません。
そのため、飲み会への参加のハードルを下げるため原則当日ドタキャンＯＫ（キャンセル料なし）としています。
それにより実際は都合がいいのに、キャンセルを気にして欠席するような事態をさけるようにしています。
ドタキャンＯＫを実現するためにしている工夫は主に二つ。
一つはコースなしで予約できる飲み会会場を確保すること。
そしてもう一つは声をかけたメンバーにキャンセルが決まった時点ですぐに連絡してもらうようにお願いしておくことです。
当日キャンセルも含め実際のキャンセルは2～3割といったところですが、それらの工夫で人数を揃えるようにしています。そのため当日の開催2時間前くらいに誘われる人もいたりします。
飲み会会場選び
飲み会会場については、コースなしで予約できる場所と前項で記載しましたがそれだけではなく
時間制限がない店であること。
個室もしくは個室に準じた空間であること。
乗り換えが多い主要駅の徒歩圏内であること。
などの条件を満たす店を探しています。
結果的に数が限られるとともに、新メンバーが来た時に会場の雰囲気が悪いのも怖いので、最近は数店をローテーションしながら開催しています。
ファーストインプレッション重視
実は今でこそ100人を超えるメンバーがいますが、新メンバーはそれほど積極的に集めていません。
新メンバーを集めるために、異業種交流会の存在を伝えることはそれなりにしていますが、実際に異業種交流会の開催が企画されても、すぐに招待している訳ではありません。なるべく新しく知り合った人とは早くじっくりと話してみたいのですが、無理に呼んで定着してもらえないのも問題なので、あえて我慢するようにしています。
参加者の気持ちになって考えたとき、最初に参加した飲み会が面白くなければまた行きたいとは思わないでしょう。そのため、本当に相手にとっていい会になるタイミングで呼ぶようにしています。
またこれは2回目以降であっても同じことであり、やはり相手にとって最良のタイミングのみに呼びたいので、相手によっては年に１回くらいしか声をかけない場合もあります。 （開催場所から相手の職場の位置関係もそれなりに気にしますが）
席順
メンバーが6人を越え始めると一番端と端の人が遠くなってしまいます。ローテーションもしますが、話し出すとスムーズに行えないことも多いので、席順はきっちり決めます。
なるべく話すと楽しめそう人同士や共通点がある人同士は隣り合うようにしています。
飲み会にくる人の参加時間が違う場合隙間は空けないようにしますが、後から来た人が所定の位置にくるように、ここはきっちりと誘導します。また飲み会が予定の時間の半分に差し掛かる頃には、席替えも促すようにしています。
メンバーによって自然と席が変わることもありますし、話が盛り上がっているようであれば、無理に変えることもないのですが、人数が10人を超すような場合は偏りが出やすいので、積極的に混ぜて多くの人と話せるようにしています。
ファシリテーション
Ito. As IS アイディエーションエスノグラファー