会議室予約システムとZoho製品群との連携事例

概要

複数の会議室を時間貸しするWellco社に以下の製品群を連携させて、Wellcoユーザーの容易な予約と、Wellcoの顧客の効率的なカスタマー管理を可能にしました。以下の製品を使います。

フローは以下のようになります。

Wellcoユーザーは Checkfrontで会議室を予約します
そのユーザーがまだZoho CRMにEメールアドレスの登録がない場合、CheckfrontのWebフックがCRMに登録します
Wellcoユーザーは会議当日に必要なサービス(同時通訳等)及びEメールアドレス以外の組織情報を、Zoho Creatorを使ったフォームから入力します
このとき、Zoho CreatorはdelugeスクリプトからCheckfrontの予約情報を表示します
EメールアドレスはすでにZoho CRMに登録されているので、Eメールアドレス以外の情報がCreatorからAPIでCRMに登録されていればその情報を補完して表示します
Zoho CRMにEメールアドレス以外の情報が登録されていなければその情報をZoho CRMに登録します
予約が一定のステータスになった場合、この予約をZoho CRMの「商談」として登録します

このフローで重要なのがdelugeスクリプトからCheckfrontもしくはZoho CRMとAPIで情報交換を行うことです。

以下がCheckfrontの予約画面です。部屋の説明が表示されています。

Wellcoユーザーは予約する部屋を選び、使用日と時間帯を指定します。

名前やEメールアドレスなど、必要情報を入れて予約を完了します。

予約ができた画面です。概算お見積書に4文字のアルファベットと6桁の数字から成る「ご予約ID」が表示されています。

このとき、CheckfrontはRubyスクリプトで稼動しているWebhookサーバにこの予約情報をポストしますが、もしEメールアドレスがZoho CRMに登録されていなければZoho APIを使ってCRMに連絡先として新規登録されます。

Wellcoユーザーが会議当日に必要なサービス(同時通訳等)を予約したい場合はZoho Creatorで作られた以下のようなフォームを開き、「Room Gate予約ID」にCheckfrontの「ご予約ID」を入力します。

Zoho CreatorのdelugeスクリプトはAPIでZoho CRMに問い合わせ、組織名や住所などのEメールアドレス以外の情報がすでに登録されている場合はそれらを補完して表示します。

ユーザーが確認しやすいよう、delugeスクリプトからCheckfrontのAPIを呼び出し、この予約の概算お見積書を埋め込み表示します。

ユーザーはCreatorのフォームで付加サービスを入力します。

付加サービスを入れ終わったら送信ボタンを押します。

このときCreatorのdelugeスクリプトは、Eメールアドレス以外の新しい情報が入力されていればAPIでCRMにそれらを登録します。また、delugeのsendmail関数を使ってユーザーに確認メールを送ります。

一方、Checkfrontの予約の状態が「仮予約」から「確定予約」に変移したときに、CheckfrontのWebフックはZoho CRMにCheckfrontの「ご予約ID」を商談名とした商談を作成します。

本ページでは弊社が実際に手掛けた事例をもとに、弊社のZohoスキルを示しました。そのスキルとは以下です。

また、今回の事例以外のZoho製品の実績として以下のようなものがあります。

以上